21Nov2019

Pourquoi une PME doit-elle externaliser sa gestion de paie ?

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PME  et externalisation de la paie

La paie peut s’avérer particulièrement éprouvante pour les entreprises : la création d’un bulletin de salaire, le calcul des cotisations patronales et salariales, la déclaration sociale nominative… toutes ces tâches peuvent devenir vraiment fastidieuses lorsque l’on ne trouve pas la bonne solution de gestion de paie.

Externalisation de la paie dans une PME

L’externalisation de la paie n’est pas réservée uniquement aux grandes entreprises. Grâce à la digitalisation de la comptabilité, les TPE et les PME ont accès à présent à tous les avantages d’une gestion sociale dématérialisée.

Les compétences du service paie sont pointues et évolutives au gré des différentes réglementations juridiques et sociales. Externaliser le service paie est maintenant courant parmi les PME qui préfèrent restructurer leur service et consacrer plus de temps au développement et à la stratégie de la société. De plus, la sous-traitance peut coûter jusqu’à 30% moins cher que l’embauche d’une personne dédiée à cette activité en raison des économies d’échelle réalisées par le prestataire extérieur.

Par ailleurs, la facturation au nombre de bulletins de salaire à l’avantage de simplifier le calcul du budget mensuel et permet à l’entreprise d’anticiper davantage les coûts.

Pourquoi externaliser la gestion de la paie en entreprise ?

Souvent, il s’agit de restructurer le service des ressources humaines afin d’améliorer le fonctionnement de l’entreprise en sous-traitant la gestion de la paie à une société spécialisée dans ce domaine plutôt complexe. En entreprise, la réalisation de la paie fait partie des missions gérées généralement par le service RH ou comptabilité. C’est une activité qui peut prendre un temps considérable pour une société, notamment pour les gérants qui n’ont pas mis en place de service RH ou qui n’ont pas de personnel dédié exclusivement à cette mission. Aussi, il peut être risqué d’effectuer la gestion de la paie en interne en raison des aléas de la vie qu’un salarié peut rencontrer au cours de sa carrière. Un départ ou un arrêt maladie peut soudainement remettre en cause l’organisation de la société et parfois même créer des difficultés au bon fonctionnement de celle-ci.

Quels sont les avantages de l’externalisation?

La France est l’un des pays au monde qui possède le système de paie le plus complexe… La gestion de la paie est une tâche technique en constante évolution (taux de cotisations évolutifs, multiplicité des conventions collectives…) et peut devenir un vrai casse-tête. C’est pourquoi Socialea assure en permanence une veille légale et juridique afin d’éviter les erreurs ou les retards de paiement et permettre à l’entreprise de respecter les nouvelles réglementations en cas de contrôle de l’administration.

Pour les collaborateurs, la paie est une tâche ennuyeuse, compliquée et parfois même risquée. Le premier avantage de l’externalisation de la gestion de paie est son coût. Le coût d’un bulletin de paie ne se réduit pas uniquement au salaire du collaborateur paye. Il faut également prendre en considération le prix de la solution informatique choisie, les frais de recrutement, la formation, les éventuelles pénalités financières en cas de contrôle ainsi que le backup à prévoir en cas d’absence. Recourir à un prestataire plutôt qu’à une embauche permet alors de rationaliser le budget consacré à la gestion de la paie et de faire baisser nettement le coût pour l’entreprise.

De plus, grâce à l’externalisation de la paie, aucune formation du personnel aux évolutions de la législation sociale en vigueur n’est nécessaire et il n’y a pas non plus besoin de se procurer un logiciel de paie, souvent coûteux à l’achat et compliqué à paramétrer. Un gestionnaire de paie compétent assure un suivi sans interruption et un interlocuteur est toujours disponible en cas de besoin pour apporter son expertise et ses conseils.

En choisissant l’externalisation de la paie, l’entreprise bénéficie d’un outil de travail web intuitif et constamment mis à jour qui n’exige aucune connaissance en paie. Les déclarations sociales et Les bulletins de salaire sont réalisés grâces aux variables préalablement saisies et toutes les données sont hébergées sur des serveurs sécurisés.