Bulletin de paie papier vs bulletin de paie électronique : le match !

La date est encore suffisamment récente pour qu’on ait le droit de s’en étonner : le bulletin de paie au format électronique (ou bulletin de paie dématérialisé) n’est autorisé par la loi que depuis le mois de mai 2009. Auparavant, la transmission de ce sacro-saint document ne pouvait se faire que par voie physique, via la remise en main propre au sein de l’entreprise ou l’expédition par voie postale de la traditionnelle enveloppe de fin de mois. Au-delà de la dimension anecdotique, qu’en est-il en terme de coût pour l’employeur entre ces deux versions ?

Production, gestion, transmission, conservation : Socialea arbitre le duel entre les bulletins de paie pour savoir quelle est la meilleure alternative…

Production des bulletins de salaire

Impression + mise sous pli + traitement postal + classement + archivage = un coût moyen de 2,5 € pour la production d’un bulletin de paie papier standard. Autant d’actions facultatives avec le bulletin de paie électronique (à l’exception du volet archivage qui, dans ce cas de figure est dématérialisé).

Vainqueur : le bulletin de paie électronique.

Temps de gestion des bulletins de salaire

Au sein d’une entreprise, la personne en charge des bulletins de paie a besoin en moyenne de 5h12 pour gérer l’impression, le tri et l’envoi de 100 bulletins de paie. Cela correspond à un peu plus de 62 heures par an, soit presque 2 semaines de travail. Dans sa version électronique, ces tâches sont automatisées depuis un outil de gestion. Le temps humain imparti au volet “temps de gestion” est donc à peine quantifiable.

Vainqueur : le bulletin de paie électronique.

Transmission des bulletins de salaire

Là encore, c’est un non-match : il faut en moyenne deux jours pour qu’un bulletin de paie papier expédié par courrier atteigne son destinataire et seulement quelques secondes pour envoyer sa version électronique par email.

Vainqueur : le bulletin de paie électronique.

Conservation des bulletins de salaire

Stockage électronique ou physique pour vos bulletins de paie ? Le poids moyen d’une feuille de paie standard au format PDF est de 100 ko. Imprimé sur une page A4 de 100g/m², cela revient à un poids physique de 7 grammes. Dans les deux cas, ce stockage a un coût : coût du papier et de l’espace physique dédié à son archivage d’un côté, coût de l’espace disque utilisé pour le stocker de l’autre. Difficile de trancher, donc…

Vainqueur : match nul (avec la clémence du jury)

Conclusion

Sans surprise (et sans appel), le bulletin de paie électronique l’emporte haut la main face à son modèle papier. Or, beaucoup d’employeurs continuent de privilégier le second au détriment du premier. En cette rentrée 2017, et plus de 8 ans après la légalisation du bulletin de paie électronique, il est peut-être temps de faire évoluer les habitudes…

En savoir plus sur le bulletin de paie dématérialisé par ici

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