Logiciel GED entreprises

SILAE vous permet de respecter vos obligations légales en matière de GED (Gestion électronique documentaire)

La gestion électronique des documents et la numérisation des flux de données imposent d’adapter les processus de votre entreprise pour faciliter le travail de vos différents services. Socialea, votre spécialiste de la gestion de la paie, vous présente la GED et ses atouts pour votre entreprise.

Qu’est-ce que la GED ?

Face à l’essor de la dématérialisation des documents, les entreprises se retrouvent confrontées à un nombre croissant de documents électroniques.
La GED, ou gestion électronique des documents, désigne l’ensemble des processus d’une entreprise pour optimiser la circulation, la sécurisation et l’exploitation de l’intégralité des documents professionnels.
Le recours à un logiciel GED s’avère indispensable pour faciliter la mise en place de workflows opérationnels efficaces.

Grâce au logiciel de paie SILAE, que ce soit pour nos clients entreprises ou pour nos clients experts comptable ne disposant pas de services paie, la GED vous offrira de nombreux avantages :

• Moins d’utilisation de papier, donc réduction des couts.
• Une accessibilité a tous et de partout, juste avec une connexion internet.
• Si vous souhaitez vous inscrire dans une démarche qualité

Les différentes fonctionnalités de la GED de SILAE :

• Classement : Lorsqu’un document lié à la gestion de la paie, ou la gestion sociale de votre entreprise, il entre dans le système de gestion d’une solution GED, il pourra être retrouvé sans difficulté.
• Stockage : la GED de SILAE garantie l’intégrité, la sécurité et la sauvegarde des documents. Un stockage assuré avec cette nouvelle option.
• Archivage : La solution GED permet la conservation de documents et qui doivent être conservés pour le respect de vos obligations légales. Ils sont alors archivés et stockés dans votre outil de paie SILAE.

Quels sont les bénéfices pour l’entreprise de recourir à une solution GED ?

Maîtriser la gestion électronique des documents et des données constitue un enjeu crucial pour les entreprises face à la forte croissance des flux numériques. Dans ce contexte, les solutions GED offrent de nombreux avantages :

• Baisse des coûts liés à l’impression, l’envoi ou le stockage des documents (bulletins de salaire, factures, etc.)
• Amélioration de la productivité avec des informations accessibles par tous les services en temps réel
• Simplification de la recherche des documents
• Optimisation de la sécurité des informations
• Centralisation des données de l’entreprise
• Réduction du risque de perte d’un document

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel GED ?

Que vous optiez pour une solution Cloud ou non, la plupart des logiciels GED vous proposent les fonctionnalités suivantes pour la gestion de vos documents électroniques.

Intégration des documents

Un logiciel de gestion électronique des documents est capable d’intégrer un grand nombre de formats de documents (Word, Excel, PDF, etc.) à partir de multiples sources :

• Document scanné
• Applications métiers, comme un logiciel de facturation
• Microsoft Office
• Messagerie électronique

En plus de permettre à vos collaborateurs d’ajouter des documents, certains outils GED offrent un accès à vos partenaires commerciaux (fournisseurs, clients, etc.) pour faciliter la transmission des données.

Gestion des flux de documents

Avec la centralisation de toutes vos données dans une interface unique, une simple recherche par mot-clé permet de retrouver facilement un document. Par conséquent, les solutions de gestion électronique des documents constituent un élément clé pour mettre en avant le travail collaboratif entre les différentes équipes de votre entreprise.
De plus, un logiciel GED garantit la sécurité de vos données, car vous pouvez créer des droits d’accès spécifiques en fonction des utilisateurs.

Annotations

Terminé les notes ajoutées à la main dans la marge d’un document avant de le déposer sur le bureau d’un collaborateur. Avec les logiciels de GED, chaque employé peut annoter ou corriger directement les documents partagés dans l’outil.
Ainsi, vous gardez une trace de toutes les modifications effectuées et des différentes versions du document. Par conséquent, les informations ne se perdent plus.

Dématérialisation de certains documents de l’entreprise

Certains logiciels de GED servent également à dématérialiser des documents produits par l’entreprise. Par exemple, le logiciel Silae utilise un coffre-fort numérique pour stocker et transmettre les fiches de paie. Grâce au bulletin dématérialisé, vos services RH et comptabilité ainsi que vos salariés gagnent du temps.
Vous pouvez aussi recourir à une solution GED pour la dématérialisation de vos formulaires papier comme les bordereaux de livraison. Ainsi, vous optimisez vos processus et l’expérience de vos clients.
Vous souhaitez mettre en place une solution GED pour améliorer la gestion des données et l’organisation de votre entreprise ? Demandez à l’un de nos experts de vous présenter une démonstration des meilleurs logiciels de gestion électronique des documents pour mener à bien votre projet !