Le bulletin de paie électronique : quelles obligations ?
Depuis le 1er janvier 2017, le bulletin de paie dématérialisé est entré en vigueur dans le cadre de la loi travail n° 2016-1088. Cette digitalisation entraine des obligations pour l’employeur en termes de sécurité et d’accessibilité. Quelles sont exactement ces obligations légales en matière de dématérialisation de fiche de paie ? Socialea fait le point.
Ce que dit la loi sur le bulletin de paie électonique
Comme toutes les entreprises, votre service RH ou bien vous-même éditez des bulletins de paie pour l’ensemble de vos salariés. Aujourd’hui, il n’est pas obligatoire de les dématérialiser.
En France, en 2021, environ un tiers seulement des entreprises auraient recours au bulletin de paie dématérialisé. S’il n’est toujours pas obligatoire, les différentes politiques mises en place tendent en faveur de cette pratique, dans un contexte global de dématérialisation.
- La loi n° 2009-526 du 12 mai 2009 a favorisé le déploiement du bulletin de paie électronique en s’appuyant sur la simplification et l’allègement des procédures. Le déploiement était soumis à l’accord du salarié.
- La loi travail n° 2016-1088 du 8 août 2016 a assoupli cette règle de l’accord du salarié en permettant à toutes les entreprises de dématérialiser leurs fiches de paie sans accord. Le salarié peut toutefois s’y opposer et bénéficier d’un bulletin papier.
La valeur juridique d’un bulletin de paie dématérialisé est exactement la même qu’en version papier et il ouvre droit à la même couverture sociale et retraite. Les mentions obligatoires qui doivent y figurer sont identiques : information sur l’employeur et le salarié, rémunération, charges sociales et synthèse.
Les obligations légales à respecter
Si toutes les entreprises peuvent donc aujourd’hui mettre en place un bulletin de paie électronique, il n’en demeure pas moins nécessaire de respecter certaines dispositions légales.
L’information aux salariés
Si vous décidez de passer aux bulletins dématérialisés alors que vous étiez auparavant en version papier, il sera obligatoire de prévenir vos salariés à minima un mois à l’avance. Un salarié peut s’y opposer à titre individuel. Dans ce cas, l’entreprise dispose d’un délai de trois mois pour la prise en compte de la volonté du salarié.
Assurer la confidentialité des bulletins électronique
L’intégrité absolue tout comme la confidentialité des données conservées dans les bulletins de paie dématérialisés doivent être assurées. Pour les garantir, ils doivent être conservés dans un coffre-fort numérique, qui sera associé à leur compte personnel d’activité.
La disponibilité des bulletins de paie dématérialisés
Les collaborateurs doivent pourvoir accès librement et simplement à leurs bulletins de paie, pour une durée de 50 ans ou jusqu’à l’âge de 75 ans. Si l’entreprise venait à fermer, il est obligatoire d’en informer au préalable les salariés 3 mois avant la fermeture du stockage de données afin qu’ils récupèrent leurs bulletins.
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