En 9 points : pourquoi externaliser la production de sa paie ?

Quels sont les grands principes qui gouvernent la mise en place de la fiche de paie externalisée au sein d’une entreprise ? Comment cela s’organise-t-il entre les principaux protagonistes ?

Nous vous proposons ici un petit tour d’horizon afin de vous aider, peut-être, à franchir le pas de l’externalisation de la paie en toute confiance.

Réduction des coûts et compression des contraintes : principes de base de l’externalisation de la paie

En confiant la gestion des paies de votre entreprise à un prestataire spécialisé indépendant, vous menez en premier lieu une action positive en direction de la trésorerie de votre entreprise :

• Parce que gérer la paie des salariés au sein d’une petite ou moyenne entreprise représente un coût certain qui nécessite d’avoir dans ses murs la bonne personne (si possible un·e comptable compétent·e, expert·e en gestion de la paie) et que la compétence et la fiabilité de cette personne représentent de fait un coût pour l’entreprise. Un coût que la solution de l’externalisation peut considérablement réduire.
• Parce que gérer la paie au sein d’une entreprise, c’est aussi gérer l’émission des bulletins de paie, les déclarations sociales auprès des différentes caisses, la gestion des contrats de travail, les formalités de formation, etc. C’est aussi veiller à être toujours en règle eu égard aux fréquentes (et parfois complexes) évolutions administratives.
• Parce qu’en conséquence, l’externalisation de la paie constitue un avantage indéniable et facile à démontrer pour l’entreprise sur le plan coût / compétences. Une démarche qui vous affranchit en outre de la dépendance à cette seule personne en interne véritablement habilitée à gérer le dossier, et dont l’absence (congé, arrêt maladie) peut très vite s’avérer pénalisante.
• Parce qu’en externalisant auprès d’un prestataire expert (comme Socialea, par exemple) vous réduisez presque à néant les risques d’erreurs et de retard dans les paies (hors problèmes de trésorerie) : vous êtes toujours à jour sur le plan de la législation (un bon prestataire en externalisation de la paie effectue une veille constante sur ce plan). Conséquences : 1. Vous êtes à l’abri des pénalités (souvent coûteuses) infligées aux entreprises en cas d’erreur ou d’oubli. 2. Vous êtes couvert·e en cas d’erreur ou de conflit avec un·e salarié·e (procès aux prud’hommes par exemple).
• Parce qu’en externalisant la gestion de la paie de votre entreprise, vous bénéficiez de l’expérience “relationnelle” de votre prestataire-expert avec les différents organismes sociaux et sécurisez ainsi le dossier dans sa dimension administrative et sociale.
• Parce qu’être accompagné d’un bon prestataire vous permet de bénéficier de tous les allègements auxquels vous pouvez prétendre (Fillon, exonération taxe transport, ZFU, JEI, etc…) et de réduire efficacement vos charges en ne payant que ce que vous devez payer.

Confiance mutuelle et coordination : les deux piliers d’un bon fonctionnement entre l’entreprise et son prestataire en gestion de la paie

Pour une entreprise, externaliser la gestion de la paie est tout sauf une démarche anodine. C’est un geste fort, qui touche son fonctionnement même, le cœur de sa stratégie, un dossier qui demande une extrême rigueur et sur lequel l’à-peu-près est formellement proscrit. En conséquence, elle implique de choisir et bon prestataire et de nouer avec lui une relation de confiance de type partenariale.

Une relation de confiance qui doit se traduire par une organisation sans faille symbolisée par des actes récurrents :

• Pour l’entreprise, une transmission mensuelle et à date fixe de l’ensemble de ses variables à son prestataire. Par “variables”, on entend tout ce qui sort du champ de la récurrence : départ en vacances, absences, modification de salaires, tickets restaurant, etc.
• Pour le prestataire (Socialea par exemple), la délivrance en temps et en heure des différents éléments de paie :
  • bulletins de salaire ;
  • livres de paie ;
  • déclarations sociales à toutes les caisses (DUCS : Déclaration unifiée de cotisations Ssciales, comprenant Urssaf, assurance chômage, retraite complémentaire Agirc-Arrco et prévoyance, Congés Intempéries BTP, Pôle emploi services cinéma spectacle) ;
  • état des lieux des situations particulières (formalités administratives de départ ou d’arrivée d’un·e salarié·e s, attestations sociales spécifiques, état des cotisations / réductions sociales, etc.)
• Pour les deux, des démarches simplifiées en termes d’échange et de communication pour une bonne fluidité relationnelle, gage d’une collaboration fructueuse et durable.

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