La dématérialisation des bulletins de paie : les changements 2017

8 mars 2017

La dématérialisation des bulletins de paie : les nouveautés 2017

Depuis le 1^er janvier 2017, plus besoin de demander l’accord du salarié pour recourir au bulletin de paie dématérialisé. Toutefois, si le salarié s’y oppose, il ne sera pas possible de lui remettre un bulletin de paie électronique. Découvrez les modalités fixées par le décret du 18 décembre 2016.

Bulletin de paie dématérialisé : l’opposition du salarié

L’employeur a l’obligation de remettre un bulletin de paie à chaque salarié. Ce bulletin peut être remis sous la forme papier ou sous la forme dématérialisée.

Avant, le recours au bulletin de paie dématérialisé n’était possible qu’avec l’accord du salarié, mais la loi a assoupli les règles.

Depuis le 1^er janvier 2017, l’employeur n’est plus dans l’obligation de demander l’accord du salarié pour lui remettre un bulletin de paie dématérialisé. Toutefois, le salarié peut lui faire part de son opposition et refuser ce procédé.

L’employeur doit informer le salarié, un mois avant la première émission du bulletin de paie électronique ou au moment de l’embauche, de son droit de s’opposer à l’émission du bulletin dématérialisé.

Aucun délai n’est imposé au salarié pour informer l’employeur de son opposition à la remise du bulletin de paie électronique. Il peut lui transmettre son refus à tout moment, préalablement ou postérieurement à la première émission d’un bulletin de paie sous forme électronique.

Il notifie son opposition par tout moyen lui conférant une date certaine. Sa demande doit prendre effet dans les meilleurs délais et au plus tard 3 mois suivant la notification.

La disponibilité du bulletin de paie électronique

La remise du bulletin de paye électronique doit se faire dans des conditions de nature à garantie l’intégrité et la confidentialité des données, ainsi que leur conservation pendant :

soit pendant une durée de 50 ans
soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge maximal de mise à la retraite mentionné dans le code du travail, augmenté de 6 ans, soit 75 ans

Dans tous les cas, l’employeur est obligé de se doter de matériels et de logiciels informatiques suffisamment sécurisés, et par conséquent de faire appel à des sous-traitants spécialisés dans les systèmes de signature électronique, d’horodatage ou de « coffre-fort électronique ». Le service de mise à disposition du bulletin de paye doit permettre aux utilisateurs de récupérer à tout moment leurs bulletins de paye dans un format électronique courant, sans manipulation complexe ou répétitive.

En cas de fermeture du service de mise à disposition des bulletins de paye dématérialisés, les utilisateurs devront en être informés au moins 3 mois avant, pour leur permettre de récupérer les bulletins de paye stockés. Cette règle vaut lorsque ce service est géré par un prestataire extérieur à l’entreprise ou par l’employeur lui-même.

A noter. Il est prévu que les bulletins de paie dématérialisés doivent être accessibles sur le site Internet du compte personnel d’activité (CPA).