Externalisation de la paie de son entreprise : comment ça marche ?

Convaincu par ses nombreux avantages, vous savez pourquoi externaliser la gestion de la paie est indispensable pour une TPE et une PME. Cependant, vous vous demandez comment mettre en place ce processus dans votre entreprise ? Socialea, votre expert de l’externalisation de la paie, vous explique la marche à suivre.

Définir la solution d’externalisation de la paie

Comment externaliser sa paie ? Plusieurs options s’offrent à l’employeur en fonction des missions qu’il souhaite confier au gestionnaire de paie.

Externalisation de la paie partielle

Si vous souhaitez externaliser seulement une partie de la gestion de la paie, le prestataire vous donne accès à un logiciel conçu spécialement pour simplifier votre travail.
Ainsi, l’employeur garde le contrôle de sa paie. En effet, il utilise uniquement le logiciel pour éditer les bulletins de paie et compléter les déclarations sociales sur base des données qu’il saisit lui-même.

Externalisation de la paie totale

Si vous ne souhaitez plus vous occuper de la paie en interne, vous pouvez procéder à une externalisation totale auprès d’une entreprise extérieure (experts-comptables ou cabinet spécialisé).
Notez qu’avec cette solution, l’employeur doit malgré tout transmettre les données indispensables pour que le gestionnaire puisse émettre les bulletins de paie.

Choisir son prestataire

Le choix du prestataire pour l’externalisation de sa paie constitue une étape cruciale. En effet, plusieurs types de prestataires peuvent vous accompagner dans la gestion des ressources humaines, et chaque solution possède ses propres avantages et inconvénients.
Voici les principales solutions qui s’offrent aux entreprises (TPE, PME ou ETI) pour externaliser la gestion de leur paie :

● Cabinet comptable
● Expert-comptable
● Éditeur d’un logiciel de paie ou d’une solution SIRH
● Gestionnaire de paie indépendant
● Cabinet spécialisé dans l’externalisation de la paie

Évaluez différents critères pour le choix de votre gestionnaire de paie, tels que les coûts, les services proposés par le prestataire ainsi que son expertise dans votre domaine d’activité.

Préparer le transfert du dossier au prestataire externe

Pourquoi faire appel à un gestionnaire de paie si vous ne lui transmettez pas toutes les données indispensables pour qu’il remplisse sa mission ? En effet, l’employeur doit impérativement faciliter l’externalisation de la gestion de sa paie dès le démarrage de la prestation.
Pour ce faire, préparez un dossier à remettre au prestataire qui contient :

● Nombre de salariés et types de contrats
● Convention collective applicable
● Règles de paie
● Dossier de chaque salarié avec ses données personnelles ainsi que son contrat de travail

Définir un interlocuteur en interne

Choisissez un interlocuteur unique en interne pour faciliter les échanges avec votre prestataire externe ainsi que les salariés de votre entreprise. Cette personne n’est pas forcément le directeur des ressources humaines.
Parmi les missions de cet employé, il devra transmettre les éléments de paie au prestataire (heures supplémentaires, primes, etc.) ainsi que des données indispensables pour l’établissement de certaines déclarations. Par exemple :

● Embauche d’un salarié
● Accident de travail

Vous souhaitez vous faire accompagner pour l’externalisation de la gestion de la paie de votre entreprise ? Nos équipes disposent d’une expertise reconnue dans ce domaine. Contactez-les sans attendre.